Glossario di IA per ciclo passivo

IA per ciclo passivo · IA per AP · AI-first AP

Insieme di tecnologie di IA, estrazione, classificazione, validazione e instradamento, applicate al ciclo di elaborazione delle fatture fornitori.

Storicamente, gestire il ciclo passivo significava leggere ogni fattura, digitarla, validare l'IVA, instradarla per l'approvazione e contabilizzarla. L'IA ribalta il flusso: la fattura arriva, il sistema la capisce, la classifica, identifica il fornitore e la passa al giusto approvatore senza che nessuno digiti un numero. Il concetto non è OCR + passi manuali: è un agente che prende decisioni contabili. Leggi la guida completa: IA in contabilità nel 2026 →

OCR vs IA

L'OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) estrae testo da un'immagine. L'IA capisce quel testo, lo contestualizza e prende decisioni.

L'OCR risponde alla domanda "cosa dice questa immagine?". L'IA risponde a "cosa faccio con questa fattura?". Confonderle è il motivo per cui molti programmi italiani chiamano "IA" quello che in realtà è solo OCR migliorato o un chatbot di assistenza. Se il sistema non classifica il conto contabile, non rileva i duplicati, non decide le approvazioni, non è IA, è OCR. Leggi l'analisi completa: OCR vs IA nel ciclo passivo →

Riconciliazione tripla automatica · 3-way match · Riconciliazione a tre vie

Confronto automatico tra tre documenti: ordine di acquisto, documento di trasporto e fattura del fornitore. La fattura viene approvata solo se i tre coincidono.

È lo standard mondiale di controllo finanziario nel ciclo passivo. Manualmente: devi aprire tre documenti su tre schermate diverse e incrociare i numeri. Automaticamente: il sistema lo fa al ricevimento della fattura. Se i tre non coincidono, escala al referente giusto con la differenza già evidenziata.

Cattura intelligente di fatture

Processo per cui un sistema riceve una fattura (via email, PDF, scansione cartacea, XML o EDI) ed estrae automaticamente i dati chiave senza intervento umano.

Va oltre il semplice "carica fattura": identifica l'emittente, estrae il dettaglio delle righe, calcola l'IVA correttamente (anche reverse charge e operazioni intra-UE) e verifica la coerenza matematica. Una buona cattura intelligente legge direttamente dall'email senza richiedere a nessuno di caricare il documento.

Touchless AP · Ciclo passivo senza tocchi · Pagamenti senza intervento

Elaborazione end-to-end di una fattura, dalla ricezione alla scrittura contabile fino al pagamento, senza intervento manuale quando la fattura rispetta le regole configurate.

Una fattura "touchless" entra, viene approvata in base alle regole, viene contabilizzata e pagata senza che nessun umano digiti un numero. L'umano interviene solo sulle eccezioni: importi insoliti, fornitori nuovi, riconciliazione con discrepanze. È il livello più alto di automazione del ciclo passivo.

Verifactu (Spagna) · Sistema VeriFactu · RD 1007/2023

Sistema dell'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT), introdotto dal RD 1007/2023, che obbliga i software di fatturazione a registrare le fatture in modo inalterabile e a inviarle con codice QR e validazione.

È il sistema con cui la Spagna rende più difficile l'evasione: le fatture devono essere firmate, concatenate e segnalate quasi in tempo reale. Scadenze: 1° gennaio 2027 per le aziende; 1° luglio 2027 per gli autonomi. Il software che non rispetta Verifactu non potrà più emettere fatture valide in Spagna. Per gli operatori italiani che fatturano a clienti spagnoli, è un requisito da considerare.

SII (Spagna) · Suministro Inmediato de Información · Reportistica IVA in tempo reale (Spagna)

Sistema dell'AEAT che obbliga le aziende con fatturato >6M€/anno a riportare i dati IVA entro 4 giorni, registrazione per registrazione.

L'SII non è Verifactu: l'SII è per le grandi imprese ed è in vigore dal 2017; Verifactu è la fase successiva e si applica a tutti. Condividono il principio: l'AEAT vuole vedere le fatture quasi in tempo reale. Se gestisci l'SII manualmente, sei sempre in ritardo di un giorno e i rifiuti si accumulano.

Piano dei conti spagnolo (PGC) · Plan General Contable · PGC

Standard ufficiale spagnolo che definisce i conti e l'ordine delle scritture contabili. Tre versioni: normale, PMI e autonomi.

Ogni fattura ricevuta in Spagna finisce in una scrittura contabile che segue il PGC. I conti 6XX (costi) o 2XX (immobilizzazioni), 472 (IVA a credito) e 410 (fornitori) sono ineludibili. Per chi fattura a clienti spagnoli o ha sedi in Spagna, conoscere il PGC è essenziale.

Scrittura contabile automatica

Registrazione contabile generata da software che applica le regole del piano dei conti senza intervento umano, basandosi sui dati estratti dalla fattura.

Tradizionalmente lo fa il commercialista o il contabile: legge la fattura, decide il conto, scrive la registrazione. Automatizzato: il sistema classifica la fattura, mappa i conti del PGC e propone (o registra) la scrittura pronta per la revisione. La revisione umana si concentra sulle eccezioni, non sull'inserimento dati. Più contesto nella guida pilastro: cosa automatizza l'IA in contabilità e cosa no.

Modelo 303 (Spagna)

Dichiarazione IVA trimestrale spagnola. Riassume l'IVA a debito (vendite) e a credito (acquisti) del trimestre.

Lo presentano aziende e autonomi spagnoli ogni trimestre (aprile, luglio, ottobre, gennaio). La qualità del 303 dipende direttamente dalla qualità del registro fatture: se una fattura è registrata male, il 303 esce sbagliato e l'AEAT lo incrocia con il modello annuale 390.

Modelo 347 (Spagna)

Dichiarazione annuale spagnola di operazioni con terzi che superano i 3.005,06 € con uno stesso cliente o fornitore in un anno.

Si presenta a febbraio. Richiede di consolidare tutte le fatture per partita IVA per individuare chi supera la soglia. È dove emergono più errori, perché le fatture inserite a mano sono spesso associate al fornitore sbagliato.

Modelo 349 (Spagna)

Dichiarazione mensile o trimestrale spagnola delle operazioni intracomunitarie (acquisti e vendite con paesi UE).

Le operazioni intracomunitarie hanno regole speciali: reverse charge, validazione partita IVA in VIES, scadenze stringenti. Gli errori sul 349 generano richieste dell'AEAT quasi immediate, perché vengono incrociati con i dati delle altre amministrazioni fiscali UE.

Reverse charge · Inversione contabile · Art. 17 c. 6 DPR 633/72

Meccanismo IVA per cui chi acquista (non chi vende) dichiara e versa l'IVA. Si applica a operazioni intracomunitarie, importazioni e a determinati servizi B2B.

Invece di pagare l'IVA al fornitore, la registri direttamente nella tua dichiarazione (in Italia: art. 17 c. 6 DPR 633/72; in Spagna: art. 84.1.2º LIVA). Se sbagli ad applicarla, o non la applichi quando dovresti, c'è sanzione. È uno dei rilievi più frequenti nelle verifiche fiscali sia in Italia sia in Spagna, specialmente nelle operazioni intracomunitarie dichiarate con il Modelo 349.

Riconciliazione bancaria

Processo di confronto tra i movimenti bancari e le fatture registrate per confermare quali fatture sono state pagate.

Manualmente: apri l'estratto conto, vai fattura per fattura, segni le pagate. Automaticamente: il sistema abbina per importo, data e causale, e ti avvisa solo dei conflitti. La riconciliazione tradizionale fallisce in tre casi: pagamenti parziali, pagamenti raggruppati e commissioni di bonifico.

Tracciabilità delle decisioni IA · Auditability dell'IA · IA spiegabile

Capacità di un sistema di IA di mostrare, per ogni decisione che prende, perché l'ha presa e con quali dati.

Un sistema di IA senza tracciabilità è una scatola nera. Se non puoi spiegare perché l'IA ha classificato una fattura come utenze o ha applicato reverse charge, non puoi difenderlo davanti a una verifica fiscale. La tracciabilità è ciò che separa un'IA usabile in contabilità da un'IA usabile solo come demo. Approfondisci nella guida sull'IA in contabilità.